Manual de Administración

Colegio demo — Un colegio de muestra completo, con una cuenta por cada vista, para conocer la app sin tocar datos reales.

Entrar con Google o Microsoft — Iniciar sesión con la cuenta de Google o de Microsoft del colegio, sin otra contraseña.

🎓 Egresados — Quien termina el último grado pasa a su lista al abrir el año nuevo, con ficha, notas, boletas y pagos, y lo que quedó debiendo.

Búsqueda tolerante — Encuentra al estudiante aunque se escriba mal, sin acentos o en otro orden, y busca en los correos desde la primera letra.

Buscador del Inicio — Busca estudiantes, familiares y personal por nombre, cédula, teléfono o correo; Administración va directo a la cobranza.

💵 Estado de cuenta en la ficha — Dice «✓ Solvente» o «Debe US$ X» y abre la tarjeta de pagos; para Coordinación es solo consulta.

⚽ Actividades extracurriculares — Inscripción a cada actividad con cupo y cobro, y su propia asistencia.

📍 ¿Dónde está? — Encuentra en el momento a un estudiante o a un docente: en qué salón y en qué clase debe estar.

Cuotas en US$ cobradas a la tasa BCV — Las cuotas en US$ se cobran en bolívares a la tasa oficial del BCV del día, que se busca sola cada hora.

Tasa del euro — La tasa del euro del BCV, también del día.

Conceptos de cobro — Inscripción, mensualidades y cuotas extraordinarias para todos, por grado o por estudiante, obligatorias u opcionales.

Monto por modalidad — Cada cuota puede costar distinto en medio turno y turno completo; manda la modalidad, luego el grado y luego el general.

¿Desde cuándo se le cobra? — A quien entra con el año empezado se le cobra desde su mes, con un plazo en días para las cuotas de entrada.

Cuota de agosto — Agosto (o la cuota que se marque así) se cobra a todo inscrito sin importar cuándo entró, con su propia fecha de vencimiento.

Tarjeta de pagos del estudiante — Cada mes con su estado (pagado, en revisión, abonado, vencido o exonerado); se toca para pagar o ver el recibo.

La familia reporta su pago — El representante reporta su pago móvil o transferencia con el comprobante, y el colegio lo confirma o lo rechaza.

Cobro en caja — Efectivo en Bs. o US$, punto de venta, pago móvil y transferencia, también varias formas en un solo recibo.

Recibos numerados — Cada cobro con su recibo numerado, que se anula solo con motivo.

Saldo a favor — Lo que se paga de más queda a favor de la familia y se aplica solo a la próxima cuota.

La deuda más vieja primero — El dinero va siempre a la cuota obligatoria más vieja que se debe, también la que quedó de un año anterior.

Deuda de años anteriores — Lo que quedó sin pagar de un año anterior sigue en la tarjeta de pagos, de primero y con el año en el nombre.

Retirados y egresados con deuda — Quienes se fueron o egresaron debiendo, cuánto debe cada uno y «💳 Cobrar lo pendiente», con WhatsApp al representante.

Solvencia de pago — La solvencia del estudiante, de la familia o de un grupo, impresa o en Excel.

Lista de pagos por estudiante — Todos los pagos de un estudiante, impresos o en Excel.

Cuentas por cobrar — Vencido, por confirmar y al día (suman el 100 %), por curso, estudiante o familia, con WhatsApp al representante y Excel.

Vence en lo que queda del mes — Lo que vence en el resto del mes, para cobrar antes.

Recordatorios de pago — Aviso de la cuota del mes, del día de vencimiento y, si el colegio lo enciende, de mucho atraso.

Cajas y bancos — Cajas en Bs. y US$, bóveda, caja chica y cuentas bancarias, con estado de cuenta, egresos, traspasos y conciliación.

Cierre del día de caja — Lo contado contra lo esperado, por caja.

Puntos de venta — Lotes y liquidación con la comisión del banco, y aviso si la comisión es muy alta.

La caja de hoy — En el Inicio de Administración, lo que entró hoy en cada caja.

Separación de funciones en el dinero — Cobran Dirección y Administración; Coordinación solo consulta la solvencia y el docente no ve dinero; cada movimiento queda con su autor.

No se bloquean notas por deuda — La app nunca bloquea notas ni boletas por deuda: informa y gestiona el cobro.

Estado de cuenta de la familia — Todo lo que debe y pagó una familia, de todos sus hijos, en un solo papel.

Descuento por hermanos — Descuento automático en la cuota del segundo hijo y siguientes.

Recargo por atraso — Recargo que se suma solo a la cuota vencida, según la regla del colegio.

Pago por Zelle — La familia reporta su pago por Zelle y el colegio lo confirma.

Cobrar en euros — Cuotas y cobros en euros, además de US$ y Bs.

Facturación fiscal (SENIAT) — Una factura fiscal por cada cobro y nota de crédito por cada anulación.

Presupuesto — El presupuesto del año por cuenta, lo real contra lo presupuestado y el punto de equilibrio.

📊 Gráficos de Administración — Tortas y barras de la cobranza, los ingresos, los egresos y la morosidad, que se tocan y llevan a su lista.

⭐ Buenos y malos pagadores — Cada familia con su categoría según su historial de pagos, y el porqué en palabras.

🏦 Conciliación bancaria al céntimo — Importar el estado de cuenta del banco, anotar comisiones e IGTF y cerrar el mes con su acta.

Proveedores y compras — Ficha del proveedor y factura de compra con IVA y retenciones.

Cuentas por pagar — Lo que el colegio debe, por antigüedad, y pagarlo desde Cajas y bancos.

Libros de compras y de ventas — Los libros del mes en PDF y Excel, con los comprobantes de retención.

Contabilidad — Asientos automáticos, estado de resultados y balance, exportable a Profit.

📱 Cobro verificado solo — El Pago Móvil confirmado con el banco, sin revisar capturas (depende del banco).

Cantina con monedero — La familia recarga y el niño paga en la cantina con su carnet, con tope diario.

Inventario — Uniformes, útiles y comedor con su costo y su existencia.

Hoja de vida del empleado — La llena el empleado en Mi perfil, la entrega y Dirección o Coordinación la aprueban o la devuelven; se imprime.

Privacidad de la hoja de vida — La salud la ven solo el empleado, Coordinación y Dirección; la hoja de alguien de Dirección solo la ve Dirección.

Asistencia del personal con carnet — Cada trabajador acerca su carnet NFC al lector de la Puerta y queda su entrada o su salida, también sin internet.

🕘 Mi asistencia — Cada trabajador ve su propia asistencia del mes.

Fichas de pago — Sueldo, bonos y cestaticket de cada trabajador, con montos base en US$ pagados en Bs. a la tasa del día.

Nómina semanal, quincenal o mensual — El periodo de pago que use el colegio.

Adelantos y faltas en la nómina — Adelantos y el descuento de las faltas tomadas de la asistencia del personal.

Aprobar y pagar la nómina — Se aprueba y se paga, con la caja o el banco de donde sale cada pago, recibos y Excel.

Mis recibos de pago — Cada trabajador ve sus recibos de nómina.

Nómina legal venezolana — IVSS, paro forzoso, FAOV, INCES, ISLR, vacaciones, utilidades, prestaciones sociales y liquidación.

Vacaciones con aprobación — El trabajador pide sus vacaciones en la app y Dirección las aprueba.

Avisos repartidos por rol — Lo de rutina va a Coordinación y lo del dinero a Administración (o a Dirección); Dirección recibe lo grave y lo atrasado.

Avisos al teléfono — Llegada, salida, reporte, pagos, tareas, notas, calendario, citas, firmas, informes y ficha; cada familiar elige cuáles recibe.

Chat del personal — Conversaciones directas y de grupo en vivo, mensajes urgentes, llamados rápidos («📣 Te solicitan en Coordinación»), emojis y stickers.

Quién me escribe y cuándo — Cada persona elige quién le puede escribir primero y en qué horario.

Chat de la familia con el colegio — La familia le escribe a Coordinación y a Administración; de fábrica no le escribe al docente directo: Coordinación lo suma.

Bloquear en el chat — «🚫 Bloquear» una conversación y deshacerlo ahí mismo; a Dirección, Coordinación y al personal no los bloquea un estudiante.

Horario del chat — Lo escrito fuera del horario de quien lo recibe llega cuando empieza su horario; los llamados urgentes llegan siempre.

Archivos en el Chat — Con «📎» se envían PDF, Word, Excel y PowerPoint en las conversaciones con el colegio y en las salas; entre estudiantes, no.

Fotos en el Chat — Se achican solas al enviarlas; entre estudiantes no se mandan fotos.

Calendario escolar — Feriados nacionales cargados solos, actos, reuniones y evaluaciones, con vista de mes, semana, año o lista, y aviso el día antes.

✓ Enterado en las circulares — Quien recibe confirma «✓ Enterado» y el colegio ve quién falta, con WhatsApp listo para escribirle.

📎 Adjunto en las circulares — Un PDF o una foto (hasta 3 MB, la foto se achica sola) dentro de la circular, que abren quienes la reciben.

📋 Encuestas — Encuestas a familias, estudiantes y personal, con sus resultados en gráficos.

Guías paso a paso — Ruta exacta del menú, nombre exacto de cada botón, dónde queda guardado y «👉 Llévame ahí»; entiende sinónimos y errores.

❓ Ayuda de esta pantalla — En cada pantalla que tiene guías, sus guías a un toque.

📍 Dónde quedó el dato — Al guardar, la app dice «📍» con la ruta completa del menú, la misma de las guías.

Manual de cada vista — El manual de cada vista en PDF o en papel.

Asistente con IA — Se escribe la pregunta como salga («✨ Explícamelo con la IA») y la IA responde paso a paso solo con las guías del sistema.

Ventanita flotante de pasos — Una guía queda flotando con casillas para marcar cada paso mientras se recorre la app («📌 Tener a mano»).

Corrector de ortografía — En los textos largos, básico sin internet o con IA.

Datos separados por colegio — Ningún colegio ve los datos de otro y cada persona ve solo lo suyo, con permisos en la propia base de datos.

Verificación en dos pasos — Un código en el teléfono para las cuentas que la activen.

Registro de quién hizo cada cambio — Persona y rol en todo lo que toca dinero, notas, asistencia y datos de niños.

Fotos de menores protegidas — Fotos y documentos de menores en almacenamiento privado, con enlaces que caducan en minutos.

Nada se borra de verdad — Usuarios y registros se desactivan o se anulan con motivo, y la historia queda.

IA con privacidad — Plan de pago de Google (Gemini) que no entrena con los datos; a la IA solo llega el texto necesario, nunca la ficha ni las notas.

Equipo compartido — En los equipos que usan varias personas, la app pregunta «¿Eres…?».

Cifrado de los datos bancarios — Cuentas, titular, RIF y pago móvil del colegio cifrados, enmascarados en pantalla y «👁 Ver completo» con registro.

Se instala como app — En Android y iPhone desde el navegador, sin tienda de aplicaciones.

Avisos en la computadora — Dirección o Administración los activan en el navegador y les suenan aunque la app esté en otra pestaña.

Barra de abajo — Inicio, Chat o Mis hijos, Pagos, Avisos y Menú, al alcance del pulgar.

Aviso de versión nueva — La app busca actualizaciones cada 15 minutos y al volver a ella, y avisa con el botón «Actualizar».

Logo y nombre del colegio arriba — Cada colegio ve su logo y su nombre.

Modo claro y modo oscuro — Cada persona elige cómo ve la app.

Para teléfonos sencillos — Pensada para teléfonos sencillos y conexión lenta.

← Volver a donde estaba — El botón «← Volver» regresa a la pantalla tal como estaba.

Campo de hora claro — Hora, minutos, a. m. y p. m. en una línea, y debajo «🕙 Queda: 10:00 p. m. (de la noche)».

App nativa (APK) — La app en Android como aplicación instalada, con sonido propio de las notificaciones.