Preguntas frecuentes sobre PyP Control Escolar
Lo que más nos preguntan los colegios y las familias, con respuestas claras. Si algo todavía no está en la app, lo decimos.
¿Qué es PyP Control Escolar?
Es un sistema en la nube para administrar un colegio venezolano completo: lo académico, lo administrativo, el dinero, el personal y la comunicación con las familias.
¿Hasta qué grado llega?
Va de maternal a 6to año, según los grados que configure su colegio.
¿Sirve para maternal y preescolar?
Sí. Incluye reporte diario por niño, lista del día, pañales que se descuentan solos de los efectos personales e informe descriptivo. Además, el menú de la semana trae la foto de la comida del día para la familia.
¿Tiene soporte?
Sí. La app está hecha para que casi todo se resuelva solo: cada pantalla explica qué hacer, y trae guías paso a paso, «Ayuda de esta pantalla» y Ayuda con inteligencia artificial. Cuando usted necesite a una persona, el colegio tiene soporte directo de PyPCloud, por WhatsApp (+58 414-028-5806) y por correo (soporte@pypcloud.com).
¿Qué pasa si la página del BCV no actualiza la tasa?
La app avisa en el Inicio y usa la última tasa guardada. El colegio puede cargar la tasa del día a mano con la captura del BCV como constancia; si después llega la oficial, manda la oficial.
¿Puede cobrar distinto medio turno y turno completo?
Sí. Cada modalidad tiene su hora de salida y su monto por cuota.
¿Se puede exonerar una mensualidad?
Sí, por estudiante y por cuota, con motivo, y se puede deshacer. Lo hace Dirección.
¿Se adapta a cómo se llaman las cosas en mi colegio?
Sí: el nombre de cada grado, los periodos (Momento, Lapso, Trimestre o Corte), los salones, los requisitos de inscripción y lo que lleva el reporte diario de cada grado se configuran sin programar.
¿Guarda la hoja de vida de los docentes?
Sí. Cada empleado la llena desde su perfil y el colegio la aprueba; se imprime para el archivo físico.
¿Cómo sé si los representantes leyeron una circular?
Cada circular muestra cuántas personas la leyeron y cuántas confirmaron «✓ Enterado», con la lista de quién falta y WhatsApp listo para escribirle. Antes de enviarla, la app dice cuántas personas la recibirán y a cuántas familias no les llegará por no tener la app.
¿Cómo invito a la app a todas las familias que faltan?
Desde Usuarios → «📲 Familias sin la app», que muestra qué estudiantes no tienen un representante con la app y las invita por correo de una vez. Las familias sin correo en la ficha salen aparte para completarlo.
¿El personal que no da clase usa la app?
Sí. Secretaría, psicopedagogía, enfermería, limpieza, portería, transporte y cocina entran con una vista sencilla: su asistencia, su hoja de vida, sus recibos de pago, avisos, circulares y mensajes. No ven estudiantes, notas ni dinero.
¿La familia sabe qué tiene que llevar mañana?
Sí. «📅 Tu día», en el Inicio, muestra por hijo lo de hoy, mañana y la semana: evaluaciones, entregas, qué traer, feriados y actos. A las 7 p. m. llega un aviso al teléfono con lo de mañana, y la familia puede apagarlo.
¿Coordinación puede ver si un estudiante está solvente?
Sí, desde la ficha del estudiante: dice «Solvente» o cuánto debe. Es solo consulta: Coordinación no cobra ni ve recibos, cuentas por cobrar ni bancos, y el docente no ve nada de dinero.
¿Se puede buscar a un representante por su teléfono o correo?
Sí. Dirección, Coordinación y Administración buscan desde el Inicio a estudiantes, familiares y personal por nombre, cédula, teléfono o correo, aunque esté mal escrito. Administración ve estudiantes y familiares y va directo a su cobranza.
¿Lleva el control de conducta?
Sí. La docente reporta la incidencia desde Mis grupos, Coordinación la atiende y puede citar al representante, y la familia ve solo las resueltas, con cómo se resolvieron.
¿El director recibe todos los avisos?
Puede elegir. Lo recomendado es que Coordinación atienda lo del día a día y Dirección reciba lo grave y lo que se atrasa, con un resumen en su Inicio para supervisar de un vistazo.
¿Cómo marcan los docentes su llegada?
Cada trabajador acerca su carnet NFC al lector de la Puerta y queda su entrada o su salida, también sin internet. Sin lector, Dirección o Coordinación los marcan por cédula, o anotan la hora a mano con el motivo.
¿Hace boletas con escala literal?
Sí. Trabaja con escala numérica de 1 a 20 o literal (A–E), con definitiva del lapso y del año, consejo de curso, materia pendiente y reparación.
¿Cobra en bolívares y dólares?
Sí. Las cuotas se fijan en US$ y se cobran en Bs. a la tasa oficial del BCV del día, que la app consulta sola cada hora. También hay tasa del euro. El pago por Zelle y el cobro en euros están en desarrollo.
¿La familia puede pagar desde el teléfono?
La familia reporta su pago móvil o transferencia con la foto del comprobante, y el colegio lo confirma o lo rechaza.
¿Tiene nómina?
Sí. Fichas de pago, nómina semanal, quincenal o mensual, adelantos, faltas tomadas de la asistencia, recibos y Excel. El cálculo legal venezolano (IVSS, FAOV, INCES, ISLR y prestaciones) está en desarrollo.
¿Controla quién retira al niño?
Sí. Solo entrega al niño a los familiares y personas autorizadas por el colegio, con foto y cédula, y registra cada salida. Si alguien no está en la lista, aparece en rojo.
¿Las tareas se corrigen solas?
Los cuestionarios sí: selección, verdadero o falso y respuesta corta. Los trabajos escritos los corrige el docente, incluso marcando sobre la foto del trabajo.
¿Tiene inteligencia artificial?
Sí: el Asistente IA de Control Escolar, que responde preguntas con las guías del sistema y deja los pasos en una ventanita flotante, y un corrector y redactor de textos. Usa el plan de pago de Google, que no entrena con los datos.
¿Es segura para los datos de los niños?
Los datos están separados por colegio, con permisos en la propia base de datos. Las fotos y documentos de menores van en almacenamiento privado, cada cambio queda registrado con quién lo hizo, hay respaldo cada noche y las cuentas pueden activar la verificación en dos pasos.
¿Un colegio puede ver los datos de otro?
No. Cada colegio tiene sus datos separados por completo de los demás.
¿Cada persona ve todo el sistema?
No. Dirección, Coordinación, Administración, Docentes, Personal, Familias y Estudiantes ven solo lo que les corresponde. Por ejemplo, Coordinación consulta si un estudiante está solvente, pero no cobra ni ve cajas ni bancos; el docente no ve nada de dinero.
¿Los representantes la pueden usar?
Sí, desde su teléfono: reporte del día, tareas, notas, pagos, avisos, citas, ficha y autorizaciones de retiro.
¿Funciona sin internet?
En parte. La lista del día, el reporte diario, la Puerta (llegada y salida) y la asistencia del personal se hacen sin red y suben solos al volver la conexión; los datos para emergencias (alergias, contactos y quién retira) se consultan sin red; el corrector básico también. Lo demás (pagos, notas, configuración) necesita internet.
¿Hay que instalar algo?
No. Se abre en el navegador de un teléfono Android, un iPhone, una tableta o una computadora, y se puede instalar como app desde el navegador, sin tienda de aplicaciones.
¿Puedo conocerla antes de contratar?
Sí. Existe un colegio de muestra completo para conocer la app sin tocar datos reales. Pídanos una demostración por WhatsApp.
¿Cuánto cuesta?
Pídanos una demostración por WhatsApp y le informamos los planes.
¿Quién la hizo?
PyPCloud (P&P Soluciones), en Caracas, Venezuela.
¿Funciona con carnets NFC?
Sí. El carnet se imprime en una tarjeta NFC de 13,56 MHz y se enlaza a su dueño. En la Puerta se acerca al lector y queda la llegada, la salida, el retiro o la entrada del personal. Sirven lectores de escritorio (USB) y de exteriores (Wiegand), los dos en el mismo colegio.
¿Qué pasa si alguien pasa una tarjeta cualquiera, como una del banco?
El lector pita igual, porque solo dice que leyó algo, pero la app no registra nada y tapa toda la pantalla en rojo con una alarma hasta que el portero toca «Entendido». Por eso el lector va siempre con una pantalla y una persona que la mira.
¿Hace falta un portero mirando la pantalla?
Para controlar las salidas, sí: es lo que garantiza que nadie se lleve a un niño sin que la app lo apruebe en verde. Un lector sin nadie mirando sirve solo para anotar llegadas. La conexión a un torniquete o a una puerta con cerradura está 🔜 en desarrollo y se hace a pedido del colegio.
¿Qué pasa si un niño se va sin marcar el carnet?
A la hora del cierre del día (8:00 p. m., ajustable) queda como «Salió sin marcar» y se avisa a su familia y a Coordinación. El colegio puede poner la hora real después.
¿Cómo se pasa al año escolar siguiente?
Se prepara el año, se hace la reinscripción y Dirección toca «Abrir el año». Antes de abrir, la app muestra qué pasará con cada estudiante y qué falta resolver. Quien no respondió no queda inscrito sin que la familia lo confirme, y el año anterior queda cerrado y consultable.
¿Qué pasa con la materia pendiente?
El estudiante pasa de año y presenta pruebas de esa materia durante el año nuevo, con fecha en el Calendario y aviso a la familia. Si no la aprueba, repite el año; el colegio puede cambiar esa regla.
¿Se pierden los datos de los estudiantes que egresan?
No. Pasan a la lista de Egresados con su ficha, notas, boletas y pagos, para pedir constancias años después.
¿Hace cuadro de honor y diplomas?
Sí: Reconocimientos por sección, grado y etapa, del lapso o del año, con diplomas en 10 modelos. En bachillerato salen los 3 mejores, en primaria «Excelencia académica» y en todas «Mayor avance». La familia ve solo el de su hijo.
¿Avisa si un estudiante va a reprobar?
Sí. Cuando a un estudiante ya no le alcanza para aprobar una materia, la app avisa a Coordinación y, desde el lapso que elija el colegio, a la familia y al estudiante.
¿Los estudiantes pueden chatear entre ellos?
Sí, si el colegio lo enciende: de fábrica con los compañeros de su salón. Es privado, y el representante puede leerlo hasta el grado que elija el colegio. Si algo incomoda al estudiante, toca «Reportar» y Coordinación y Dirección lo leen.
¿El docente le escribe directo a los padres?
De fábrica no: la familia habla con Coordinación y con Administración, y Coordinación suma al docente a la conversación cuando hace falta. Cada colegio puede cambiarlo.
¿Se le puede cobrar a quien se fue o egresó debiendo?
Sí. En Cobranza → «🚪 Retirados y egresados con deuda» sale cuánto debe cada uno, con «💳 Cobrar lo pendiente». Lo que quedó de un año anterior sigue en su tarjeta de pagos y el dinero va primero a lo más viejo.
¿El colegio puede tener sus propias categorías de incidencias?
Sí. Dirección esconde las de fábrica que no usa y agrega las de su reglamento, cada una con su ícono, en Configuración → Colegio → «⚠️ Categorías de incidencias».
¿Coordinación puede ver el horario de un docente?
Sí. En Académico → Horario de clases → «👤 6. Por docente» ve la semana de cualquier docente, tenga o no cuenta, con lo publicado y lo que está en borrador, y se imprime. El docente también ve sus clases dentro del Calendario, en la vista Semana.
¿Le quedó alguna duda?
Escríbanos por WhatsApp y se la respondemos.
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