Pagos, cobranza, cajas y bancos

Las cuotas se fijan en US$ y se cobran en bolívares a la tasa oficial del BCV del día. La familia reporta su pago con el comprobante y el colegio lo confirma o lo rechaza.

¿Cómo reporta la familia su pago? Ver la guía paso a paso con capturas.

Así se ve en la app

Capturas de un colegio de demostración. Todos los datos son ficticios.

La caja de hoy: lo cobrado, los pagos por confirmar y la deuda vencida.
Cuentas por cobrar: desde cuándo deben, por curso, por estudiante o por familia.
Próximo pago en dólares y en bolívares a la tasa del BCV, con el botón para reportarlo.

Disponible hoy

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Cuotas en US$ cobradas a la tasa BCV — Las cuotas en US$ se cobran en bolívares a la tasa oficial del BCV del día, que se busca sola cada hora.
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Tasa del euro — La tasa del euro del BCV, también del día.
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Tasa manual con constancia — Si la oficial no llega, una tasa manual solo para ese colegio y día, que se anula y queda en el historial.
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Conceptos de cobro — Inscripción, mensualidades y cuotas extraordinarias para todos, por grado o por estudiante, obligatorias u opcionales.
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Monto por modalidad — Cada cuota puede costar distinto en medio turno y turno completo; manda la modalidad, luego el grado y luego el general.
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¿Desde cuándo se le cobra? — A quien entra con el año empezado se le cobra desde su mes, con un plazo en días para las cuotas de entrada.
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Cuota de agosto — Agosto (o la cuota que se marque así) se cobra a todo inscrito sin importar cuándo entró, con su propia fecha de vencimiento.
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🎁 Exonerar una cuota — Beca, acuerdo o hijo de empleado: se exonera la cuota con motivo y se puede deshacer. Solo Dirección.
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Tarjeta de pagos del estudiante — Cada mes con su estado (pagado, en revisión, abonado, vencido o exonerado); se toca para pagar o ver el recibo.
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La familia reporta su pago — El representante reporta su pago móvil o transferencia con el comprobante, y el colegio lo confirma o lo rechaza.
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Cobro en caja — Efectivo en Bs. o US$, punto de venta, pago móvil y transferencia, también varias formas en un solo recibo.
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Recibos numerados — Cada cobro con su recibo numerado, que se anula solo con motivo.
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Saldo a favor — Lo que se paga de más queda a favor de la familia y se aplica solo a la próxima cuota.
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La deuda más vieja primero — El dinero va siempre a la cuota obligatoria más vieja que se debe, también la que quedó de un año anterior.
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Deuda de años anteriores — Lo que quedó sin pagar de un año anterior sigue en la tarjeta de pagos, de primero y con el año en el nombre.
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Retirados y egresados con deuda — Quienes se fueron o egresaron debiendo, cuánto debe cada uno y «💳 Cobrar lo pendiente», con WhatsApp al representante.
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Solvencia de pago — La solvencia del estudiante, de la familia o de un grupo, impresa o en Excel.
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Lista de pagos por estudiante — Todos los pagos de un estudiante, impresos o en Excel.
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Cuentas por cobrar — Vencido, por confirmar y al día (suman el 100 %), por curso, estudiante o familia, con WhatsApp al representante y Excel.
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Vence en lo que queda del mes — Lo que vence en el resto del mes, para cobrar antes.
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Recordatorios de pago — Aviso de la cuota del mes, del día de vencimiento y, si el colegio lo enciende, de mucho atraso.
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Cajas y bancos — Cajas en Bs. y US$, bóveda, caja chica y cuentas bancarias, con estado de cuenta, egresos, traspasos y conciliación.
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Cierre del día de caja — Lo contado contra lo esperado, por caja.
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Puntos de venta — Lotes y liquidación con la comisión del banco, y aviso si la comisión es muy alta.
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La caja de hoy — En el Inicio de Administración, lo que entró hoy en cada caja.
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Separación de funciones en el dinero — Cobran Dirección y Administración; Coordinación solo consulta la solvencia y el docente no ve dinero; cada movimiento queda con su autor.
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No se bloquean notas por deuda — La app nunca bloquea notas ni boletas por deuda: informa y gestiona el cobro.

En desarrollo

Estas funciones todavía no están en la app.

🔜 En desarrollo
Estado de cuenta de la familia — Todo lo que debe y pagó una familia, de todos sus hijos, en un solo papel.
🔜 En desarrollo
Descuento por hermanos — Descuento automático en la cuota del segundo hijo y siguientes.
🔜 En desarrollo
Recargo por atraso — Recargo que se suma solo a la cuota vencida, según la regla del colegio.
🔜 En desarrollo
Pago por Zelle — La familia reporta su pago por Zelle y el colegio lo confirma.
🔜 En desarrollo
Cobrar en euros — Cuotas y cobros en euros, además de US$ y Bs.
🔜 En desarrollo
Facturación fiscal (SENIAT) — Una factura fiscal por cada cobro y nota de crédito por cada anulación.
🔜 En desarrollo
Presupuesto — El presupuesto del año por cuenta, lo real contra lo presupuestado y el punto de equilibrio.
🔜 En desarrollo
📊 Gráficos de Administración — Tortas y barras de la cobranza, los ingresos, los egresos y la morosidad, que se tocan y llevan a su lista.
🔜 En desarrollo
Resumen del colegio — Inscritos, cobranza, asistencia y rendimiento en gráficos, en el Inicio de Dirección e imprimible para la junta.
🔜 En desarrollo
⭐ Buenos y malos pagadores — Cada familia con su categoría según su historial de pagos, y el porqué en palabras.
🔜 En desarrollo
🏦 Conciliación bancaria al céntimo — Importar el estado de cuenta del banco, anotar comisiones e IGTF y cerrar el mes con su acta.
🔜 En desarrollo
Proveedores y compras — Ficha del proveedor y factura de compra con IVA y retenciones.
🔜 En desarrollo
Cuentas por pagar — Lo que el colegio debe, por antigüedad, y pagarlo desde Cajas y bancos.
🔜 En desarrollo
Libros de compras y de ventas — Los libros del mes en PDF y Excel, con los comprobantes de retención.
🔜 En desarrollo
Contabilidad — Asientos automáticos, estado de resultados y balance, exportable a Profit.
🔜 En desarrollo
📱 Cobro verificado solo — El Pago Móvil confirmado con el banco, sin revisar capturas (depende del banco).
🔜 En desarrollo
Cantina con monedero — La familia recarga y el niño paga en la cantina con su carnet, con tope diario.
🔜 En desarrollo
Inventario — Uniformes, útiles y comedor con su costo y su existencia.