Manual de Representantes (Familia)

Familia unida sola a sus hijos — El representante queda vinculado a sus hijos por el correo de la ficha, sin pasos extra.

Colegio demo — Un colegio de muestra completo, con una cuenta por cada vista, para conocer la app sin tocar datos reales.

Entrar con Google o Microsoft — Iniciar sesión con la cuenta de Google o de Microsoft del colegio, sin otra contraseña.

Ficha de inscripción por pasos — Niño y grupo, Hogar, Madre, Padre, Otros familiares, Salud, Retiro y emergencia, Avisos y Requisitos, uno por pantalla.

Formatos venezolanos en la ficha — Fecha dd/mm/aaaa, cédula con puntos, RIF con dígito, teléfono +58 y nombres con mayúscula, escritos solos.

Direcciones de la planilla oficial — Estado, municipio, parroquia, ciudad, urbanización, sector, calle, edificio, piso y número; casa y trabajo de los padres.

Salud en la ficha — Control pediátrico, alergias, enfermedades, tratamiento, hospitalizaciones, convulsiones, especialistas y terapias.

Fotos y documentos en la ficha — Fotos del niño y de los padres con encuadre, copias de cédula y RIF, y documentos en PDF.

La familia completa la ficha — El representante llena la ficha desde su teléfono y el colegio ve qué cambió («antes → ahora») y lo marca revisado.

Ficha exigida con plazo — El colegio decide qué pasos son obligatorios y hasta cuándo, con recordatorios semanales a la familia.

Reinscripción — Cada familia responde si su hijo sigue el año que viene; el colegio pide la solvencia y puede dejar un cupo firme a mano.

Documentos para firmar — Normas, autorizaciones y compromisos que salen llenos con los datos del niño, se imprimen y se marca quién los firmó.

Efectos personales — Lo que cada niño deja en el colegio (mudas, pañales, toallas), con saldo, aviso cuando se acaba y constancia de devolución.

Lista escolar — La lista de útiles por grado, publicada para la familia, que marca lo que ya compró.

La familia ve las incidencias resueltas — La familia ve solo las incidencias resueltas y cómo se resolvieron, nunca lo que escribió el docente.

Autorizaciones firmadas en la app — La familia firma en el teléfono los paseos, las salidas y el uso de imagen, y queda la constancia.

🩺 Enfermería — Visitas a enfermería con aviso a la familia, vacunas al día y medicamentos autorizados.

🚌 Transporte — Rutas y paradas; el estudiante sube y baja con el carnet y la familia recibe el aviso.

⚽ Actividades extracurriculares — Inscripción a cada actividad con cupo y cobro, y su propia asistencia.

Llegada — Quién llegó, a qué hora, si llegó tarde y quién lo trajo; la familia recibe el aviso al instante.

Personas autorizadas a retirar — El representante legal las propone desde la app y el colegio las confirma con él y las aprueba.

Puede irse solo — Permiso del representante para que su hijo se vaya solo; el colegio elige desde qué edad (de 6 a 14 años).

Cierre del día de la Puerta — A la hora que elige el colegio (8:00 p. m. de fábrica), quien no marcó salida queda «🚪 Salió sin marcar», con aviso a la familia y a Coordinación.

Inasistencias por materia y por lapso — Las faltas de cada materia en el lapso, que el estudiante y su familia también ven.

Vista única para la familia — En un solo sitio, si su hijo vino y cómo le fue ese día.

La familia avisa la falta — El representante avisa la falta desde la app con la foto del justificativo.

Reporte diario — Por niño: ánimo, comida, siesta, pañales, actividades, materiales que faltan, tarea, incidentes y medicamento con autorización escrita.

La familia recibe el reporte — El reporte llega al teléfono del representante, que lo marca como leído.

Pañales que se descuentan solos — Los cambios del reporte descuentan los pañales de los efectos personales, según cómo trabaje el colegio.

Informe descriptivo — Por momento o lapso: el docente lo escribe, Coordinación lo revisa o lo devuelve, se publica y la familia lo ve e imprime.

Portada del informe — El informe descriptivo con portada y foto del niño.

Días hábiles en el informe — Los días hábiles y las asistencias del periodo dentro del informe.

Carta de fin de año — La carta del docente a la familia al cerrar el año.

Plan de evaluación — Por materia y lapso, cada evaluación con su peso (avisa si no suman 100 %) y su fecha, en borrador o publicado para las familias.

Aviso de peligro de reprobar — Cuando ya no le alcanza para aprobar una materia, avisa a Coordinación y, desde el lapso que elija el colegio, a la familia y al estudiante.

Superación pedagógica — Otra oportunidad para quien aplazó, con reglas del colegio o de la materia: qué nota queda, cuántas veces y quién presenta.

Definitiva del año — La nota final de cada materia, a partir de los lapsos cerrados.

Reparación — La materia que queda para reparar, con sus fechas, avisos a la familia e intentos.

Resultado del año — Promovido, pendiente, repite o egresa, para cada estudiante.

Boleta del lapso — La boleta impresa o en PDF, que la familia descarga desde su teléfono.

Boleta final — La boleta del año, impresa o en PDF, con las pendientes del año anterior si las hay.

🏅 Reconocimientos y diplomas — De lapsos cerrados o del año: los 3 mejores (bachillerato), «⭐ Excelencia académica» (primaria) y «📈 Mayor avance».

Quién ve cada reconocimiento — La lista completa la ve solo el personal; la familia y el estudiante ven solo el suyo, publicado con vista previa del diploma.

Calendario académico — Las evaluaciones del plan y las entregas de tareas, por salón, por docente, por hijo y para el estudiante.

📚 Pendientes del año anterior — Pruebas con fecha (3 oportunidades de fábrica), nota del docente de esa materia, aviso a la familia y bloque en la boleta.

Mejor de la materia — Reconocimiento a la mejor nota de cada materia.

Evaluación por competencias — Indicadores de logro por materia para evaluar por competencias.

Trabajo escrito — El docente lo califica y puede devolverlo para que el estudiante lo mejore.

Archivos en la entrega — El estudiante entrega fotos de su hoja, PDF, Word, Excel o PowerPoint.

⏰ Pedir más tiempo — El estudiante pide más tiempo (luz, internet, salud) y el docente da más tiempo a uno o a todo el grupo.

Modo niño — El representante presta su teléfono y la app queda solo en las tareas del niño, con clave de 4 números para salir.

Usuario propio del estudiante — Sin correo, creado por el colegio o por el representante.

🎒 Qué traer ese día — En cada tarea y evaluación; la familia y el estudiante lo ven en «📅 Tu día» y en el aviso de la noche anterior.

Avisos de tareas — La familia recibe el aviso de cada tarea y ve los pendientes junto a cada hijo.

Horario del estudiante — El estudiante y su familia ven qué materia tiene cada día y a qué hora.

Imprimir el horario — El horario se imprime; el docente imprime el suyo con todos sus grupos y el salón.

Cuotas en US$ cobradas a la tasa BCV — Las cuotas en US$ se cobran en bolívares a la tasa oficial del BCV del día, que se busca sola cada hora.

Tarjeta de pagos del estudiante — Cada mes con su estado (pagado, en revisión, abonado, vencido o exonerado); se toca para pagar o ver el recibo.

La familia reporta su pago — El representante reporta su pago móvil o transferencia con el comprobante, y el colegio lo confirma o lo rechaza.

Recibos numerados — Cada cobro con su recibo numerado, que se anula solo con motivo.

Saldo a favor — Lo que se paga de más queda a favor de la familia y se aplica solo a la próxima cuota.

La deuda más vieja primero — El dinero va siempre a la cuota obligatoria más vieja que se debe, también la que quedó de un año anterior.

Deuda de años anteriores — Lo que quedó sin pagar de un año anterior sigue en la tarjeta de pagos, de primero y con el año en el nombre.

Recordatorios de pago — Aviso de la cuota del mes, del día de vencimiento y, si el colegio lo enciende, de mucho atraso.

No se bloquean notas por deuda — La app nunca bloquea notas ni boletas por deuda: informa y gestiona el cobro.

Estado de cuenta de la familia — Todo lo que debe y pagó una familia, de todos sus hijos, en un solo papel.

Descuento por hermanos — Descuento automático en la cuota del segundo hijo y siguientes.

Recargo por atraso — Recargo que se suma solo a la cuota vencida, según la regla del colegio.

Pago por Zelle — La familia reporta su pago por Zelle y el colegio lo confirma.

Cobrar en euros — Cuotas y cobros en euros, además de US$ y Bs.

📱 Cobro verificado solo — El Pago Móvil confirmado con el banco, sin revisar capturas (depende del banco).

Cantina con monedero — La familia recarga y el niño paga en la cantina con su carnet, con tope diario.

La familia ve a la maestra de su hijo — Nombre y foto del docente, si el colegio lo permite.

Avisos al teléfono — Llegada, salida, reporte, pagos, tareas, notas, calendario, citas, firmas, informes y ficha; cada familiar elige cuáles recibe.

Quién me escribe y cuándo — Cada persona elige quién le puede escribir primero y en qué horario.

Chat de la familia con el colegio — La familia le escribe a Coordinación y a Administración; de fábrica no le escribe al docente directo: Coordinación lo suma.

Chat del estudiante supervisado — El estudiante le escribe a Coordinación y a sus docentes; su representante, Coordinación y Dirección leen la conversación.

Chat entre estudiantes — Privado, con los de su salón de fábrica; hasta el grado que elija el colegio, el representante la puede leer.

Conversación reportada = caso — Se cierra con «📋 Cerrar el caso» (falta, a quién, resolución y qué ve la familia) y queda en las Incidencias del estudiante.

Bloquear en el chat — «🚫 Bloquear» una conversación y deshacerlo ahí mismo; a Dirección, Coordinación y al personal no los bloquea un estudiante.

Horario del chat — Lo escrito fuera del horario de quien lo recibe llega cuando empieza su horario; los llamados urgentes llegan siempre.

Archivos en el Chat — Con «📎» se envían PDF, Word, Excel y PowerPoint en las conversaciones con el colegio y en las salas; entre estudiantes, no.

Fotos en el Chat — Se achican solas al enviarlas; entre estudiantes no se mandan fotos.

❓ Salas de preguntas — El docente abre una sala sobre una tarea o un tema, abierta o moderada y con hora de cierre.

🏫 Sala de la sección — Avisos del docente a su grupo; el colegio decide si los estudiantes escriben.

👥 Sala del equipo — La sala de cada equipo en un trabajo en equipo.

Citas con representantes — Se piden, se aprueban, se reprograman, la familia confirma y queda un acta con los acuerdos.

Calendario escolar — Feriados nacionales cargados solos, actos, reuniones y evaluaciones, con vista de mes, semana, año o lista, y aviso el día antes.

Menú de comida — El menú de la semana por grado, con la foto de la comida del día para la familia.

Correos del colegio — Invitaciones, cupos y accesos con el nombre del colegio; si el correo no llega, acceso por WhatsApp.

✓ Enterado en las circulares — Quien recibe confirma «✓ Enterado» y el colegio ve quién falta, con WhatsApp listo para escribirle.

📎 Adjunto en las circulares — Un PDF o una foto (hasta 3 MB, la foto se achica sola) dentro de la circular, que abren quienes la reciben.

📅 Tu día — Arriba del Inicio, Hoy, Mañana y Semana: evaluaciones, entregas, «🎒 Traer», actos, citas y cuotas, según quién entra.

Tu día en el teléfono — A las 6 a. m. «📅 Hoy en el colegio» y a las 7 p. m. «🌙 Mañana en el colegio», uno con todos los hijos y solo si hay algo.

Citas que reserva la familia — El docente publica sus horas libres y el representante reserva la cita.

📋 Encuestas — Encuestas a familias, estudiantes y personal, con sus resultados en gráficos.

Guías paso a paso — Ruta exacta del menú, nombre exacto de cada botón, dónde queda guardado y «👉 Llévame ahí»; entiende sinónimos y errores.

❓ Ayuda de esta pantalla — En cada pantalla que tiene guías, sus guías a un toque.

📍 Dónde quedó el dato — Al guardar, la app dice «📍» con la ruta completa del menú, la misma de las guías.

Manual de cada vista — El manual de cada vista en PDF o en papel.

Asistente con IA — Se escribe la pregunta como salga («✨ Explícamelo con la IA») y la IA responde paso a paso solo con las guías del sistema.

Ventanita flotante de pasos — Una guía queda flotando con casillas para marcar cada paso mientras se recorre la app («📌 Tener a mano»).

Datos separados por colegio — Ningún colegio ve los datos de otro y cada persona ve solo lo suyo, con permisos en la propia base de datos.

Verificación en dos pasos — Un código en el teléfono para las cuentas que la activen.

Fotos de menores protegidas — Fotos y documentos de menores en almacenamiento privado, con enlaces que caducan en minutos.

IA con privacidad — Plan de pago de Google (Gemini) que no entrena con los datos; a la IA solo llega el texto necesario, nunca la ficha ni las notas.

Fotos de niños solo con autorización — Según la LOPNNA, la foto del niño se usa solo si la familia la autorizó.

Se instala como app — En Android y iPhone desde el navegador, sin tienda de aplicaciones.

Barra de abajo — Inicio, Chat o Mis hijos, Pagos, Avisos y Menú, al alcance del pulgar.

Aviso de versión nueva — La app busca actualizaciones cada 15 minutos y al volver a ella, y avisa con el botón «Actualizar».

Logo y nombre del colegio arriba — Cada colegio ve su logo y su nombre.

Modo claro y modo oscuro — Cada persona elige cómo ve la app.

Para teléfonos sencillos — Pensada para teléfonos sencillos y conexión lenta.

Funciona sin internet — La lista del día, el reporte, la Puerta y la asistencia del personal siguen sin red; la franja de arriba dice qué espera por subir.

← Volver a donde estaba — El botón «← Volver» regresa a la pantalla tal como estaba.

Campo de hora claro — Hora, minutos, a. m. y p. m. en una línea, y debajo «🕙 Queda: 10:00 p. m. (de la noche)».

App nativa (APK) — La app en Android como aplicación instalada, con sonido propio de las notificaciones.