¿Qué funciones tiene PyP Control Escolar?

Asistente de puesta en marcha — 16 pasos guiados, una pantalla por paso (5 se pueden dejar para después), para configurar el colegio el primer día.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Asistente

Datos del colegio — Nombre, RIF, logo, teléfonos y correo del colegio, que salen en planillas, boletas, recibos y correos.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🏫 Datos del colegio

Membrete — La dirección del colegio con los campos de la planilla oficial (estado, municipio, parroquia…) y el logo en cada documento impreso.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🧾 Membrete

Horario del colegio — La hora de entrada y de salida y los días de clase del colegio.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🕖 Horario del colegio

Grados del colegio — De maternal a 6to año, según los grados que configure el colegio, con el nombre y el rango de edad de cada grado.

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Dónde: Configuración → Colegio → 🎓 Grados

Periodos de evaluación — El colegio elige cómo se llaman sus periodos (Momento, Lapso, Trimestre o Corte) y pone sus fechas.

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Dónde: Configuración → Colegio → 🗓️ Periodos de evaluación

Modalidades — Medio turno, turno completo u otras, cada una con su hora de salida y su monto; cambiarla solo toca las cuotas que no tienen pagos.

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Dónde: Configuración → Colegio → 💳 Cuotas y pagos

Grupos y docentes — Las secciones del año con su cupo, Docente 1 y Docente 2; se asigna al personal antes de que entre y todo pasa solo a su cuenta.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Personal y grupos → Grupos y docentes

Salones y mapa — Edificio y piso de cada salón, salones compartidos, el salón de cada grupo y materia por día y hora, choques y mapa de ocupación.

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Dónde: Configuración → Colegio → 📍 Salones

Requisitos de inscripción — Lista editable de recaudos (partida, cédulas, fotos, vacunas…), con su orden y desactivar sin perder lo ya consignado.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 📎 Requisitos de inscripción

Requisitos del personal — Los recaudos que se le piden a cada cargo y que salen en la ficha de cada trabajador.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🪪 Requisitos del personal

Alta rápida — Se inscribe a muchos estudiantes de un grupo de una vez, uno por línea, y la ficha se completa después.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → ⚡ Alta rápida

Pagado antes de usar la app — Lo que cada familia pagó antes de empezar, con fecha de arranque, plazo de 30 días y rastro de quién lo cargó. Solo Dirección.

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Dónde: Administración → Cobranza → 📥 Carga inicial

Invitar usuarios por correo — Cada persona entra con su correo y su rol; el correo trae un solo botón y al crear la contraseña dice si las dos coinciden.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Usuarios

Primer acceso por WhatsApp — Si el correo no llega, el colegio manda por WhatsApp un acceso con contraseña temporal.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Usuarios → Invitaciones pendientes

Familia unida sola a sus hijos — El representante queda vinculado a sus hijos por el correo de la ficha, sin pasos extra.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Estudiantes → el estudiante → Madre, Padre u Otros familiares

Desactivar y reactivar usuarios — Quien se va se desactiva y puede volver; ningún usuario se borra.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Usuarios

Personal sin ficha — Avisa de las cuentas del personal que todavía no tienen su ficha en Personal.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Usuarios

📲 Familias sin la app — Qué estudiantes no tienen un representante con la app, quién no tiene correo y a quién ya se invitó; invita a todas de una vez.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Usuarios → 📲 Familias sin la app

Colegio demo — Un colegio de muestra completo, con una cuenta por cada vista, para conocer la app sin tocar datos reales.

Quién la ve: Todos los roles

Solicitud de cupo en línea — Página pública del colegio para pedir cupo, con bandeja de solicitudes, plazos, aceptar o liberar, y correos automáticos.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → 🙋 Solicitudes de cupo

Ficha de inscripción por pasos — Niño y grupo, Hogar, Madre, Padre, Otros familiares, Salud, Retiro y emergencia, Avisos y Requisitos, uno por pantalla.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Estudiantes → ＋ Inscribir estudiante

Formatos venezolanos en la ficha — Fecha dd/mm/aaaa, cédula con puntos, RIF con dígito, teléfono +58 y nombres con mayúscula, escritos solos.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Direcciones de la planilla oficial — Estado, municipio, parroquia, ciudad, urbanización, sector, calle, edificio, piso y número; casa y trabajo de los padres.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Estudiantes → el estudiante → Hogar

Salud en la ficha — Control pediátrico, alergias, enfermedades, tratamiento, hospitalizaciones, convulsiones, especialistas y terapias.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Estudiantes → el estudiante → Salud

Fotos y documentos en la ficha — Fotos del niño y de los padres con encuadre, copias de cédula y RIF, y documentos en PDF.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

La familia completa la ficha — El representante llena la ficha desde su teléfono y el colegio ve qué cambió («antes → ahora») y lo marca revisado.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Mis hijos → tu hijo

Ficha exigida con plazo — El colegio decide qué pasos son obligatorios y hasta cuándo, con recordatorios semanales a la familia.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Estudiantes → 📝 Fichas por completar

Fichas por completar — Tablero de quién no ha completado la ficha y qué le falta.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → 📝 Fichas por completar

¿A pedido de quién? — Cuando el colegio cambia datos de la familia queda quién lo pidió y por qué vía (llamada, WhatsApp, presencial o escrito).

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Historial de cambios de la ficha — Cada cambio de la ficha con la persona que lo hizo, su rol y la fecha.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el estudiante

Planilla de inscripción impresa — La planilla en el formato del colegio, con fotos y membrete.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el estudiante

Resumen del estudiante — Una portada con lo importante: grupo, modalidad, representantes, pagos, notas y documentos.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el estudiante → Resumen

Cambio de sección — El estudiante pasa a otra sección del mismo grado y sus notas del año viajan con él.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el estudiante → Niño y grupo

Retiro del estudiante — Retiro con constancia, reincorporación si vuelve y lista de retirados, sin perder su historia.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → 🚪 Retirados

🎓 Egresados — Quien termina el último grado pasa a su lista al abrir el año nuevo, con ficha, notas, boletas y pagos, y lo que quedó debiendo.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Dónde: D C: Estudiantes → 🎓 Egresados · A: Administración → Cobranza → 🚪 Retirados y egresados con deuda

Reinscripción — Cada familia responde si su hijo sigue el año que viene; el colegio pide la solvencia y puede dejar un cupo firme a mano.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: D C: Académico → Reinscripción · F: Mis hijos → la tarjeta de reinscripción

Búsqueda tolerante — Encuentra al estudiante aunque se escriba mal, sin acentos o en otro orden, y busca en los correos desde la primera letra.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Dónde: Estudiantes

Buscador del Inicio — Busca estudiantes, familiares y personal por nombre, cédula, teléfono o correo; Administración va directo a la cobranza.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Dónde: Inicio → 🔎 Buscar en el colegio

💵 Estado de cuenta en la ficha — Dice «✓ Solvente» o «Debe US$ X» y abre la tarjeta de pagos; para Coordinación es solo consulta.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Dónde: Estudiantes → el estudiante → 💵 Estado de cuenta

Ver por modalidad — Cuántos estudiantes están en medio turno, turno completo o sin modalidad, con grupo y búsqueda.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes

Carnet estudiantil — Carnet vertical de 54 × 85,6 mm, nueve por hoja carta, con logo y foto, en papel o en tarjeta NFC.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el estudiante → 🪪 Carnet

Documentos para firmar — Normas, autorizaciones y compromisos que salen llenos con los datos del niño, se imprimen y se marca quién los firmó.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Documentos

Efectos personales — Lo que cada niño deja en el colegio (mudas, pañales, toallas), con saldo, aviso cuando se acaba y constancia de devolución.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias

Dónde: Efectos personales

Pañales en el bolso o en el colegio — El colegio elige cómo trabaja los pañales y puede cambiarlo por niño; los préstamos salen en el Inicio.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Configuración → Colegio → 🎒 Efectos personales

Lista escolar — La lista de útiles por grado, publicada para la familia, que marca lo que ya compró.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias

Dónde: Académico → Lista escolar

Incidencias de conducta — El docente reporta (día, categoría, gravedad y qué pasó) y Coordinación la revisa, cita al representante, la resuelve o la desestima.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Estudiantes → ⚠️ Incidencias

Categorías de incidencias — Cada colegio esconde las categorías de fábrica que no usa y agrega las de su reglamento, con su ícono.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → ⚠️ Categorías de incidencias

La familia ve las incidencias resueltas — La familia ve solo las incidencias resueltas y cómo se resolvieron, nunca lo que escribió el docente.

Quién la ve: Familias

Dónde: Mis hijos → tu hijo

Llegada — Quién llegó, a qué hora, si llegó tarde y quién lo trajo; la familia recibe el aviso al instante.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal, Familias

Dónde: Puerta → 🏫 Llegada

Salida segura — Solo se entrega al niño a los autorizados, con foto y cédula; si alguien no está en la lista, sale en rojo.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🚸 Salida

Personas autorizadas a retirar — El representante legal las propone desde la app y el colegio las confirma con él y las aprueba.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Mis hijos → tu hijo

Autorización con plazo — La autorización firmada tiene 5 días de clase («Dar 5 días más»); si vence, la persona queda suspendida.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Retiro excepcional — Si viene alguien que no está en la lista, queda su cédula, quién lo autorizó y por qué vía.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🚸 Salida

Puede irse solo — Permiso del representante para que su hijo se vaya solo; el colegio elige desde qué edad (de 6 a 14 años).

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

Dónde: Configuración → Sistema → 🚶 Puerta: se van solos

Carnet de quien retira — Uno por cada persona que retira (por cédula), aunque busque a varios niños, impreso en papel o en tarjeta NFC.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el grupo → 🪪 Carnets de retiro

Carnet sin la lista de niños — En pantalla se ve a quién retira cada carnet; en el carnet impreso no, para que perderlo no revele a qué niños busca.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Carnet con tarjeta NFC — El carnet se imprime en una tarjeta NFC de 13,56 MHz y se enlaza a su dueño, o a un grupo entero en orden.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: el carnet → 📶 Enlazar tarjeta

Tarjeta y llavero — Una misma persona puede tener tarjeta y llavero NFC enlazados a su carnet.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Tarjeta en la Puerta — Se acerca la tarjeta al lector: el niño llega o sale, el personal marca entrada o salida y quien retira se lleva a sus niños.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🏫 Llegada o 🚸 Salida

Retira a un solo niño — Se entrega directo, con la foto del niño y la del adulto en pantalla para comparar las caras.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🚸 Salida

Retira a varios niños — Aviso naranja con tres pitidos para elegir cuáles se lleva y tocar «🚸 Entregar»; otra tarjeta no lo reemplaza mientras espera.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🚸 Salida

Un «NO» en rojo — Tarjeta sin enlazar, de banco, de un carnet repuesto o sin permiso tapa la pantalla en rojo con alarma hasta tocar «Entendido».

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta

Tarjeta perdida o carnet repuesto — «Quitar (se perdió)» la anula al instante y «🔄 Reponer» el carnet invalida todas sus tarjetas.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: el carnet

Lectores NFC — Sirven lectores de escritorio (USB) y de exteriores (Wiegand 26 con convertidor a USB), los dos en el mismo colegio.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Sistema → 📶 Tarjetas NFC

Tarjetas sin internet — Sin red sirven las tarjetas de los niños y del personal; la de quien retira necesita conexión.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta

🔁 Llegada y salida juntas — Una sola pantalla en la que cada carnet decide solo: si no ha llegado, llega; si está en el colegio, sale; si ya salió, lo dice.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🔁 Llegada y salida

¿Se va ya? — Si llegó hace menos de 30 minutos (ajustable), pregunta antes de darle salida, para que un carnet pasado dos veces no lo saque.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta → 🔁 Llegada y salida

Pantalla con que abre la Puerta — El colegio elige si la Puerta abre en Llegada, Salida o Llegada y salida.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Sistema → 🔁 Puerta: llegada y salida juntas

La lista de clase cuenta en la Puerta — Si lo pasaron presente en la lista y no marcó carnet al llegar, para la Puerta ya está en el colegio y su carnet le marca la salida.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Cierre del día de la Puerta — A la hora que elige el colegio (8:00 p. m. de fábrica), quien no marcó salida queda «🚪 Salió sin marcar», con aviso a la familia y a Coordinación.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias

📊 Quién no marca — Las salidas sin marcar por revisar, con «✓ Archivar todo» o poner la hora real a uno, varios o un día entero.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Puerta → 📊 Quién no marca

Quién no pasa el carnet — En 7, 30 o 90 días, por grupo, quién casi no usa el carnet («⚠️ No usa el carnet: ¿lo perdió?»), con su ficha y Excel.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Puerta → 📊 Quién no marca

Puerta simple por grado — En los grados que se elijan, la llegada y la salida se anotan de la forma más sencilla.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Sistema → 🚪 Puerta: qué se anota

Hora puesta a mano y salidas olvidadas — Se corrige la hora de una llegada o salida y se resuelven las salidas que nadie marcó.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Puerta

Puerta apagada por ahora — El colegio puede empezar sin control de Puerta y encenderla cuando esté listo.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Sistema → 🚪 Puerta: qué se anota

Puerta sin internet — Llegadas y salidas se marcan sin red (también con tarjeta) y suben solas al volver la conexión, con aviso de lo que subió.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Personal

Dónde: Puerta

📍 ¿Dónde está? — Encuentra en el momento a un estudiante o a un docente: en qué salón y en qué clase debe estar.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Dónde: ¿Dónde está?

🚑 Datos para emergencias — Sin internet, el teléfono del personal guarda alergias, contactos y quién puede retirar a los niños de sus grupos; se borra al cerrar sesión.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Lista del día — En maternal y preescolar se pasa una lista al día; todos salen ausentes hasta pasarla.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Asistencia

Asistencia por clase — En primaria y bachillerato se pasa la lista en cada clase.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Asistencia

Usar la misma lista — Copia la lista de la clase anterior y se corrige solo lo que cambió.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Asistencia

Inasistencias por materia y por lapso — Las faltas de cada materia en el lapso, que el estudiante y su familia también ven.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Académico → Asistencia

Justificativos — Las faltas se justifican con su documento, que puede ser obligatorio desde primaria.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Asistencia

Cruce con la Puerta — Aviso a Coordinación: «⚠️ Llegaron al colegio y no están en clase».

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Corregir la asistencia — Coordinación corrige cualquier día y el docente corrige lo suyo del mismo día.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Asistencia

Lista del día sin internet — Sin red la lista se pasa igual, queda «⏳ Por subir» y sube sola; si alguien la cambió después, avisa y no pisa nada.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Asistencia

Reporte diario — Por niño: ánimo, comida, siesta, pañales, actividades, materiales que faltan, tarea, incidentes y medicamento con autorización escrita.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias

Dónde: Reporte diario

Reporte diario sin internet — Se llena y se envía sin red y sube solo al volver la conexión.

Quién la ve: Docentes

Campos del reporte por grado — Cada grado usa sus campos, y un grado que no usa reporte se apaga sin perder lo enviado.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Sistema → 📒 Campos del reporte

📣 Para todo el grupo — La tarea y los materiales del día para todas las familias de un salón, de una vez.

Quién la ve: Docentes

Dónde: Reporte diario

Reportes pendientes — Aviso a Dirección y Coordinación de los grupos sin reporte, con hora límite que elige el colegio.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Configuración → Sistema → ⏰ Hora límite del reporte

La familia recibe el reporte — El reporte llega al teléfono del representante, que lo marca como leído.

Quién la ve: Familias

Dónde: Mis hijos → tu hijo

Pañales que se descuentan solos — Los cambios del reporte descuentan los pañales de los efectos personales, según cómo trabaje el colegio.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias

Informe descriptivo — Por momento o lapso: el docente lo escribe, Coordinación lo revisa o lo devuelve, se publica y la familia lo ve e imprime.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias

Dónde: Académico → Informes

Materias de cada grupo — Cada materia con su docente y su escala, numérica de 1 a 20 o literal de A a E, con rangos editables.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Personal y grupos → Grupos y docentes → 📚 Materias

Escala de letras — Los rangos de la escala literal (A a E) los decide el colegio.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🔤 Escala de letras

Materias sin docente — Notas lo dice y lleva a asignarlo; mientras tanto esas notas las cargan solo Coordinación o Dirección.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Notas

Cada docente carga lo suyo — Cada docente, también el guía del grupo, carga solo las notas de las materias que tiene asignadas.

Quién la ve: Docentes

Dónde: Académico → Notas

Plan de evaluación — Por materia y lapso, cada evaluación con su peso (avisa si no suman 100 %) y su fecha, en borrador o publicado para las familias.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Académico → Plan de evaluación

Planilla de notas — Se carga una evaluación a la vez, con un comentario por estudiante.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Notas

Definitiva del lapso — La app la propone (promedio con pesos, también en letras) y el docente la confirma; si una nota cambia, hay que volver a confirmar.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Notas

Nota mínima para aprobar — El colegio decide la nota mínima para aprobar.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → ✅ Nota mínima para aprobar

Aviso de peligro de reprobar — Cuando ya no le alcanza para aprobar una materia, avisa a Coordinación y, desde el lapso que elija el colegio, a la familia y al estudiante.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Familias, Estudiantes

Materias para repetir el año — El colegio fija con cuántas materias reprobadas se repite el año (3 de fábrica).

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🎓 Cierre académico

📊 Cuadro de notas del grupo — Todas las materias y lapsos de un grupo en una tabla, para el consejo de curso y para Coordinación.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Notas

Superación pedagógica — Otra oportunidad para quien aplazó, con reglas del colegio o de la materia: qué nota queda, cuántas veces y quién presenta.

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Dónde: Académico → Notas

Cierre de lapso — Al cerrar el lapso las notas quedan congeladas; solo Coordinación o Dirección lo reabren, con motivo.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Notas

Definitiva del año — La nota final de cada materia, a partir de los lapsos cerrados.

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Dónde: Académico → Resultado del año

Consejo de curso — Ajuste de una nota con su motivo y el acta del consejo.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Académico → Consejo de curso

Reparación — La materia que queda para reparar, con sus fechas, avisos a la familia e intentos.

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Dónde: Académico → Reparación

Resultado del año — Promovido, pendiente, repite o egresa, para cada estudiante.

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Dónde: Académico → Resultado del año

Boleta del lapso — La boleta impresa o en PDF, que la familia descarga desde su teléfono.

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Dónde: Académico → Notas

Boleta final — La boleta del año, impresa o en PDF, con las pendientes del año anterior si las hay.

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Dónde: Académico → Resultado del año

Expediente académico — Todo el año del estudiante, con superaciones, quién confirmó cada nota y cuándo.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Estudiantes → el estudiante

Archivo del colegio — Los expedientes por materia y lapso, y el archivo del año en PDF y Excel.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Archivo

Años anteriores — Boleta final, expediente, Archivo y Reconocimientos de un año ya cerrado, para consultar e imprimir.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Archivo

🏅 Reconocimientos y diplomas — De lapsos cerrados o del año: los 3 mejores (bachillerato), «⭐ Excelencia académica» (primaria) y «📈 Mayor avance».

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Académico → 🏅 Reconocimientos

Quién ve cada reconocimiento — La lista completa la ve solo el personal; la familia y el estudiante ven solo el suyo, publicado con vista previa del diploma.

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Dónde: Académico → 🏅 Reconocimientos

Diseño de los diplomas — 10 modelos, con color y textos por etapa; lo ya publicado no cambia si se cambia el diseño.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 🏅 Diplomas

Calendario académico — Las evaluaciones del plan y las entregas de tareas, por salón, por docente, por hijo y para el estudiante.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Calendario

Preparar el año siguiente — Lapsos, grupos y cuotas del año nuevo, sin tocar el año en curso.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Año siguiente

🚀 Abrir el año nuevo — Con un botón y su resumen: inscribe a los reinscritos, pasa a egresados a quien terminó y cierra el año anterior sin perder nada.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Académico → Año siguiente

⏳ Sin respuesta en la reinscripción — Quien no respondió no se inscribe solo: se inscribe con un toque o se cierra la espera con una nota.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Reinscripción

📚 Pendientes del año anterior — Pruebas con fecha (3 oportunidades de fábrica), nota del docente de esa materia, aviso a la familia y bloque en la boleta.

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Dónde: Académico → Pendientes del año anterior

Cuestionarios que se corrigen solos — Selección, verdadero o falso y respuesta corta; la nota sale en la escala de la materia.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Estudiantes

Dónde: Académico → Tareas

Examen distinto para cada estudiante — Banco de preguntas: a cada estudiante le salen preguntas distintas en orden al azar.

Quién la ve: Docentes, Estudiantes

Dónde: Académico → Tareas

Intentos — Cuántas veces se puede repetir una tarea, con tope de nota al repetir; queda el mejor resultado.

Quién la ve: Docentes, Estudiantes

Dónde: Académico → Tareas

Trabajo escrito — El docente lo califica y puede devolverlo para que el estudiante lo mejore.

Quién la ve: Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Académico → Tareas

Trabajo en equipo — Equipos al azar, a mano o que se anotan los estudiantes; entrega uno por todos o cada uno lo suyo, y cada equipo tiene su sala.

Quién la ve: Docentes, Estudiantes

Dónde: Académico → Tareas

Archivos en la entrega — El estudiante entrega fotos de su hoja, PDF, Word, Excel o PowerPoint.

Quién la ve: Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Tareas

Corregir sobre el trabajo — El docente marca sobre la foto o el PDF y pone puntos por ejercicio.

Quién la ve: Docentes

Dónde: Académico → Tareas

Hora de entrega — Al vencer, la tarea se cierra o se acepta tarde, con tope de nota.

Quién la ve: Docentes, Estudiantes

Dónde: Académico → Tareas

⏰ Pedir más tiempo — El estudiante pide más tiempo (luz, internet, salud) y el docente da más tiempo a uno o a todo el grupo.

Quién la ve: Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Tareas

Tarea en papel — Para quien no tiene teléfono: se imprime y el docente anota la nota.

Quién la ve: Docentes

Dónde: Académico → Tareas

Modo niño — El representante presta su teléfono y la app queda solo en las tareas del niño, con clave de 4 números para salir.

Quién la ve: Familias

Dónde: Mis hijos → tu hijo → ✏️ Tareas

Usuario propio del estudiante — Sin correo, creado por el colegio o por el representante.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Estudiantes → 🔑 Accesos del grupo

La tarea alimenta la nota — La nota de la tarea pasa a su evaluación del plan.

Quién la ve: Docentes

Dónde: Académico → Tareas

🎒 Qué traer ese día — En cada tarea y evaluación; la familia y el estudiante lo ven en «📅 Tu día» y en el aviso de la noche anterior.

Quién la ve: Docentes, Familias, Estudiantes

Avisos de tareas — La familia recibe el aviso de cada tarea y ve los pendientes junto a cada hijo.

Quién la ve: Familias

Dónde: Mis hijos

Horas del timbre — Las horas de clase de cada etapa, con sus recreos.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Horario de clases

Horas por semana de cada materia — Cuántas horas tiene cada materia a la semana y si van en clases dobles.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Horario de clases

Disponibilidad de cada docente — Las horas en que puede dar clase cada docente, también de los que no han entrado a la app.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Horario de clases

Armar el horario — Propuesta automática, avisos de choques de docente y de salón, publicación, y lo que no se puede dice por qué («⛔ No se puede: …»).

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Horario de clases

Horario del docente — El docente ve todas sus clases de la semana, de todos sus grupos, con el salón de cada una.

Quién la ve: Docentes

Dónde: Académico → Horario de clases

Horario del estudiante — El estudiante y su familia ven qué materia tiene cada día y a qué hora.

Quién la ve: Familias, Estudiantes

Dónde: Horario de clases

Imprimir el horario — El horario se imprime; el docente imprime el suyo con todos sus grupos y el salón.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes, Familias, Estudiantes

Dónde: Académico → Horario de clases

Horario de cada docente para Coordinación — La semana de cualquier docente, con o sin cuenta, con grupo y salón, lo que falta por poner y lo que está en borrador. Se imprime.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Horario de clases → 👤 6. Por docente

Copiar el horario del año pasado — Trae a un grupo el horario del mismo grado y sección del año anterior, con los docentes de este año, en borrador.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Dónde: Académico → Horario de clases → 🧩 4. Armar el horario → 📋 Traer el del año pasado

Las clases en el calendario del docente — En la vista Semana, cada día trae sus clases del horario publicado (materia, hora, grupo y salón).

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Docentes

Dónde: Calendario → 🧑‍🏫 Mis grupos → 🗒️ Semana

Cuotas en US$ cobradas a la tasa BCV — Las cuotas en US$ se cobran en bolívares a la tasa oficial del BCV del día, que se busca sola cada hora.

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Dónde: Administración → Cobranza

Tasa del euro — La tasa del euro del BCV, también del día.

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Dónde: Configuración → Sistema → 💱 Tasa BCV

Tasa manual con constancia — Si la oficial no llega, una tasa manual solo para ese colegio y día, que se anula y queda en el historial.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Sistema → 💱 Tasa BCV

Conceptos de cobro — Inscripción, mensualidades y cuotas extraordinarias para todos, por grado o por estudiante, obligatorias u opcionales.

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Dónde: Configuración → Colegio → 💳 Cuotas y pagos

Monto por modalidad — Cada cuota puede costar distinto en medio turno y turno completo; manda la modalidad, luego el grado y luego el general.

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Dónde: Configuración → Colegio → 💳 Cuotas y pagos

¿Desde cuándo se le cobra? — A quien entra con el año empezado se le cobra desde su mes, con un plazo en días para las cuotas de entrada.

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Dónde: Administración → Cobranza

Cuota de agosto — Agosto (o la cuota que se marque así) se cobra a todo inscrito sin importar cuándo entró, con su propia fecha de vencimiento.

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Dónde: Configuración → Colegio → 💳 Cuotas y pagos

🎁 Exonerar una cuota — Beca, acuerdo o hijo de empleado: se exonera la cuota con motivo y se puede deshacer. Solo Dirección.

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Dónde: Administración → Cobranza → el estudiante

Tarjeta de pagos del estudiante — Cada mes con su estado (pagado, en revisión, abonado, vencido o exonerado); se toca para pagar o ver el recibo.

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Dónde: Administración → Cobranza → el estudiante

La familia reporta su pago — El representante reporta su pago móvil o transferencia con el comprobante, y el colegio lo confirma o lo rechaza.

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Dónde: Pagos → tu hijo → 📨 Ya pagué: reportar mi pago

Cobro en caja — Efectivo en Bs. o US$, punto de venta, pago móvil y transferencia, también varias formas en un solo recibo.

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Dónde: Administración → Cobranza

Recibos numerados — Cada cobro con su recibo numerado, que se anula solo con motivo.

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Dónde: Administración → Recibos

Saldo a favor — Lo que se paga de más queda a favor de la familia y se aplica solo a la próxima cuota.

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La deuda más vieja primero — El dinero va siempre a la cuota obligatoria más vieja que se debe, también la que quedó de un año anterior.

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Deuda de años anteriores — Lo que quedó sin pagar de un año anterior sigue en la tarjeta de pagos, de primero y con el año en el nombre.

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Dónde: Administración → Cobranza → el estudiante

Retirados y egresados con deuda — Quienes se fueron o egresaron debiendo, cuánto debe cada uno y «💳 Cobrar lo pendiente», con WhatsApp al representante.

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Dónde: Administración → Cobranza → 🚪 Retirados y egresados con deuda

Solvencia de pago — La solvencia del estudiante, de la familia o de un grupo, impresa o en Excel.

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Dónde: Administración → Cobranza → 📄 Solvencias de un grupo

Lista de pagos por estudiante — Todos los pagos de un estudiante, impresos o en Excel.

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Dónde: Administración → Cobranza → el estudiante

Cuentas por cobrar — Vencido, por confirmar y al día (suman el 100 %), por curso, estudiante o familia, con WhatsApp al representante y Excel.

Quién la ve: Dirección, Administración

Dónde: Administración → Cuentas por cobrar

Vence en lo que queda del mes — Lo que vence en el resto del mes, para cobrar antes.

Quién la ve: Dirección, Administración

Dónde: Administración → Cuentas por cobrar

Recordatorios de pago — Aviso de la cuota del mes, del día de vencimiento y, si el colegio lo enciende, de mucho atraso.

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Dónde: Configuración → Colegio → 🚨 Mucho atraso y recordatorio

Cajas y bancos — Cajas en Bs. y US$, bóveda, caja chica y cuentas bancarias, con estado de cuenta, egresos, traspasos y conciliación.

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Dónde: Administración → Cajas y bancos

Cierre del día de caja — Lo contado contra lo esperado, por caja.

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Dónde: Administración → Cajas y bancos

Puntos de venta — Lotes y liquidación con la comisión del banco, y aviso si la comisión es muy alta.

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Dónde: Administración → Cajas y bancos

La caja de hoy — En el Inicio de Administración, lo que entró hoy en cada caja.

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Dónde: Inicio

Separación de funciones en el dinero — Cobran Dirección y Administración; Coordinación solo consulta la solvencia y el docente no ve dinero; cada movimiento queda con su autor.

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No se bloquean notas por deuda — La app nunca bloquea notas ni boletas por deuda: informa y gestiona el cobro.

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Ficha del personal — Cargo, formación, experiencia, documentos según los requisitos del cargo, foto, contacto de emergencia y ficha impresa.

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Dónde: Personal y grupos → Personal

Hoja de vida del empleado — La llena el empleado en Mi perfil, la entrega y Dirección o Coordinación la aprueban o la devuelven; se imprime.

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Dónde: Mi perfil

Privacidad de la hoja de vida — La salud la ven solo el empleado, Coordinación y Dirección; la hoja de alguien de Dirección solo la ve Dirección.

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Todo el personal entra a la app — Cada cargo con su rol, y quien no da clase con la vista Personal, invitado desde su ficha.

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Dónde: Personal y grupos → Personal → la persona → 📨 Invitar por correo como Personal

La familia ve a la maestra de su hijo — Nombre y foto del docente, si el colegio lo permite.

Quién la ve: Familias

Dónde: Mis hijos → tu hijo

Asistencia del personal con carnet — Cada trabajador acerca su carnet NFC al lector de la Puerta y queda su entrada o su salida, también sin internet.

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Dónde: Puerta

Marcar por cédula — Sin lector, Dirección o Coordinación marcan la asistencia por cédula o la anotan a mano con hora y motivo.

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Dónde: Personal y grupos → Asistencia del personal → 🪪 Marcar por cédula

Horario, permisos y reposos del personal — Horario por persona, tolerancia, permisos y reposos, y el mes en Excel.

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Dónde: Personal y grupos → Asistencia del personal

🕘 Mi asistencia — Cada trabajador ve su propia asistencia del mes.

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Dónde: Mi perfil

Carnet NFC del personal — Se imprime en la tarjeta y se enlaza desde su ficha, o todo el personal de una vez en orden.

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Dónde: Personal y grupos → Personal → la persona → 🪪 Carnet

Fichas de pago — Sueldo, bonos y cestaticket de cada trabajador, con montos base en US$ pagados en Bs. a la tasa del día.

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Dónde: Administración → Nómina → 👤 Fichas de pago

Nómina semanal, quincenal o mensual — El periodo de pago que use el colegio.

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Dónde: Administración → Nómina

Adelantos y faltas en la nómina — Adelantos y el descuento de las faltas tomadas de la asistencia del personal.

Quién la ve: Dirección, Administración

Dónde: Administración → Nómina

Aprobar y pagar la nómina — Se aprueba y se paga, con la caja o el banco de donde sale cada pago, recibos y Excel.

Quién la ve: Dirección, Administración

Dónde: Administración → Nómina

Mis recibos de pago — Cada trabajador ve sus recibos de nómina.

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Dónde: Mi perfil

Avisos repartidos por rol — Lo de rutina va a Coordinación y lo del dinero a Administración (o a Dirección); Dirección recibe lo grave y lo atrasado.

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Dónde: Configuración → Sistema → 🔔 Qué recibe Dirección

Avisos al teléfono — Llegada, salida, reporte, pagos, tareas, notas, calendario, citas, firmas, informes y ficha; cada familiar elige cuáles recibe.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Avisos

Chat del personal — Conversaciones directas y de grupo en vivo, mensajes urgentes, llamados rápidos («📣 Te solicitan en Coordinación»), emojis y stickers.

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Dónde: Chat

Chat con cadena de mando — Dirección decide quién le escribe primero a quién; si no se puede, la app dice por qué y ofrece escribirle a Coordinación.

Quién la ve: Dirección

Dónde: Configuración → Colegio → 💬 Chat

Quién me escribe y cuándo — Cada persona elige quién le puede escribir primero y en qué horario.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Personal del colegio y Familia: Mi perfil → 💬 Chat · Estudiante: Mis ajustes → 💬 Chat

Chat de la familia con el colegio — La familia le escribe a Coordinación y a Administración; de fábrica no le escribe al docente directo: Coordinación lo suma.

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Dónde: Chat

Chat del estudiante supervisado — El estudiante le escribe a Coordinación y a sus docentes; su representante, Coordinación y Dirección leen la conversación.

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Dónde: Chat

💬 Escribirle desde la ficha — Coordinación y Dirección le escriben a los docentes, al estudiante o a sus representantes desde su ficha.

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Dónde: Estudiantes → el estudiante → 💬 Escribirle

Chat entre estudiantes — Privado, con los de su salón de fábrica; hasta el grado que elija el colegio, el representante la puede leer.

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Dónde: Mis ajustes → 👦 Chat con otros estudiantes

⚠️ Reportar una conversación — El estudiante la reporta y desde ese momento Coordinación y Dirección la leen; el otro no sabe quién la reportó.

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Dónde: Chat

Conversación reportada = caso — Se cierra con «📋 Cerrar el caso» (falta, a quién, resolución y qué ve la familia) y queda en las Incidencias del estudiante.

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Dónde: Chat

Bloquear en el chat — «🚫 Bloquear» una conversación y deshacerlo ahí mismo; a Dirección, Coordinación y al personal no los bloquea un estudiante.

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Dónde: Chat

Horario del chat — Lo escrito fuera del horario de quien lo recibe llega cuando empieza su horario; los llamados urgentes llegan siempre.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Personal del colegio y Familia: Mi perfil → 💬 Chat · Estudiante: Mis ajustes → 💬 Chat

Archivos en el Chat — Con «📎» se envían PDF, Word, Excel y PowerPoint en las conversaciones con el colegio y en las salas; entre estudiantes, no.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Chat

Tope de archivos en el Chat — Dirección decide el tamaño máximo por archivo (3 MB de fábrica) y cuántos envía cada persona al día.

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Dónde: Configuración → Colegio → 💬 Chat → 📎 Archivos en el Chat

Fotos en el Chat — Se achican solas al enviarlas; entre estudiantes no se mandan fotos.

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Dónde: Chat

🖨️ Imprimir una conversación — Una conversación o una sala, impresa o guardada en PDF.

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Dónde: Chat

⚠️ Convertir un mensaje en incidencia — Un mensaje del chat pasa a ser una incidencia del estudiante.

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Dónde: Chat

❓ Salas de preguntas — El docente abre una sala sobre una tarea o un tema, abierta o moderada y con hora de cierre.

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Dónde: Chat → ❓ Salas de preguntas

🏫 Sala de la sección — Avisos del docente a su grupo; el colegio decide si los estudiantes escriben.

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Dónde: Chat

👥 Sala del equipo — La sala de cada equipo en un trabajo en equipo.

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Dónde: Chat

Filtro de groserías — Antes de enviar una grosería, el estudiante recibe un aviso; si la envía, queda marcada y sale en el Inicio de Coordinación.

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Dónde: Chat

Citas con representantes — Se piden, se aprueban, se reprograman, la familia confirma y queda un acta con los acuerdos.

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Dónde: Mis hijos → tu hijo → 📅 Citas con el colegio

Calendario escolar — Feriados nacionales cargados solos, actos, reuniones y evaluaciones, con vista de mes, semana, año o lista, y aviso el día antes.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Calendario

Menú de comida — El menú de la semana por grado, con la foto de la comida del día para la familia.

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Dónde: Menú de comida

Correos del colegio — Invitaciones, cupos y accesos con el nombre del colegio; si el correo no llega, acceso por WhatsApp.

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Circulares — Se escriben una vez y llegan a familias, personal o ambos, de todo el colegio, una etapa, grados o secciones; antes se ve a cuántos.

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Dónde: Avisos

✓ Enterado en las circulares — Quien recibe confirma «✓ Enterado» y el colegio ve quién falta, con WhatsApp listo para escribirle.

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Dónde: Avisos

Anular una circular — Se anula con motivo y queda tachada, no se borra.

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Dónde: Avisos

📎 Adjunto en las circulares — Un PDF o una foto (hasta 3 MB, la foto se achica sola) dentro de la circular, que abren quienes la reciben.

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Dónde: Avisos → ＋ Nueva circular → 📎 Adjuntar un PDF o una foto

📲 Circular a quien no tiene la app — Antes de enviar dice a cuántas familias no les llegará, y después se la manda por WhatsApp o se las invita.

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Dónde: Avisos → 📲 Sin la app

📅 Tu día — Arriba del Inicio, Hoy, Mañana y Semana: evaluaciones, entregas, «🎒 Traer», actos, citas y cuotas, según quién entra.

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Dónde: Inicio

Tu día en el teléfono — A las 6 a. m. «📅 Hoy en el colegio» y a las 7 p. m. «🌙 Mañana en el colegio», uno con todos los hijos y solo si hay algo.

Quién la ve: Familias

Dónde: Mis ajustes → 📅 Tu día en el teléfono

Guías paso a paso — Ruta exacta del menú, nombre exacto de cada botón, dónde queda guardado y «👉 Llévame ahí»; entiende sinónimos y errores.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Ayuda

❓ Ayuda de esta pantalla — En cada pantalla que tiene guías, sus guías a un toque.

Quién la ve: Todos los roles

📍 Dónde quedó el dato — Al guardar, la app dice «📍» con la ruta completa del menú, la misma de las guías.

Quién la ve: Todos los roles

Manual de cada vista — El manual de cada vista en PDF o en papel.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Ayuda

Asistente con IA — Se escribe la pregunta como salga («✨ Explícamelo con la IA») y la IA responde paso a paso solo con las guías del sistema.

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Dónde: Ayuda

Ventanita flotante de pasos — Una guía queda flotando con casillas para marcar cada paso mientras se recorre la app («📌 Tener a mano»).

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Ayuda

Corrector de ortografía — En los textos largos, básico sin internet o con IA.

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Redactar mejor con IA — Más claro, más formal, más amable o más corto, para los docentes: hasta 40 veces al día.

Quién la ve: Docentes

Datos separados por colegio — Ningún colegio ve los datos de otro y cada persona ve solo lo suyo, con permisos en la propia base de datos.

Quién la ve: Todos los roles

Verificación en dos pasos — Un código en el teléfono para las cuentas que la activen.

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Dónde: Mi perfil

Registro de quién hizo cada cambio — Persona y rol en todo lo que toca dinero, notas, asistencia y datos de niños.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Fotos de menores protegidas — Fotos y documentos de menores en almacenamiento privado, con enlaces que caducan en minutos.

Quién la ve: Todos los roles

Nada se borra de verdad — Usuarios y registros se desactivan o se anulan con motivo, y la historia queda.

Quién la ve: Dirección, Coordinación, Administración

Respaldo cada noche — Respaldo propio fuera del proveedor, con la posibilidad de restaurar un colegio o un estudiante.

Quién la ve: Dirección

IA con privacidad — Plan de pago de Google (Gemini) que no entrena con los datos; a la IA solo llega el texto necesario, nunca la ficha ni las notas.

Quién la ve: Todos los roles

Equipo compartido — En los equipos que usan varias personas, la app pregunta «¿Eres…?».

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Fotos de niños solo con autorización — Según la LOPNNA, la foto del niño se usa solo si la familia la autorizó.

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Archivo anual del chat entre estudiantes — Quedan el año en curso y el anterior; los viejos se guardan comprimidos aparte y nunca se borran.

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Tarjetas NFC seguras — Una tarjeta sin enlazar no registra nada; perderla se resuelve con «Quitar» al instante (ver sección 5 bis).

Quién la ve: Dirección, Coordinación

Se instala como app — En Android y iPhone desde el navegador, sin tienda de aplicaciones.

Quién la ve: Todos los roles

Avisos en la computadora — Dirección o Administración los activan en el navegador y les suenan aunque la app esté en otra pestaña.

Quién la ve: Dirección, Administración

Barra de abajo — Inicio, Chat o Mis hijos, Pagos, Avisos y Menú, al alcance del pulgar.

Quién la ve: Todos los roles

Aviso de versión nueva — La app busca actualizaciones cada 15 minutos y al volver a ella, y avisa con el botón «Actualizar».

Quién la ve: Todos los roles

Logo y nombre del colegio arriba — Cada colegio ve su logo y su nombre.

Quién la ve: Todos los roles

Modo claro y modo oscuro — Cada persona elige cómo ve la app.

Quién la ve: Todos los roles

Dónde: Mis ajustes

Para teléfonos sencillos — Pensada para teléfonos sencillos y conexión lenta.

Quién la ve: Todos los roles

Funciona sin internet — La lista del día, el reporte, la Puerta y la asistencia del personal siguen sin red; la franja de arriba dice qué espera por subir.

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← Volver a donde estaba — El botón «← Volver» regresa a la pantalla tal como estaba.

Quién la ve: Todos los roles

Campo de hora claro — Hora, minutos, a. m. y p. m. en una línea, y debajo «🕙 Queda: 10:00 p. m. (de la noche)».

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